Inspectierapport voorbeeld: de opbouw per hoofdstuk

Een duidelijk bouwkundig inspectierapport heeft een vaste kern: de gegevens van opdracht en object, de afbakening, de bevindingen per onderdeel met foto, en wat je niet hebt geïnspecteerd. Is het rapport lang of stelt de opdracht een vraag, dan komen daar een samenvatting en een conclusie bij. Hieronder staat een voorbeeld van die opbouw, hoofdstuk voor hoofdstuk, met één bevinding helemaal uitgewerkt. Je kunt het gebruiken voor elke inspectie die je niet volgens een norm uitvoert.

Voorbeeld inspectierapport: de opbouw in één tabel

Zo lezen mensen het ook. De opdrachtgever kijkt naar het voorblad en, als ze er zijn, naar de samenvatting en de conclusie. De aannemer of beheerder die ermee aan het werk gaat, heeft de bevindingen nodig. De afbakening wordt pas gelezen als iemand het rapport betwist.

De opbouw, hoofdstuk voor hoofdstuk

Voorblad en gegevens

Object en adres, datum en tijd van de inspectie, wie de inspectie deed, wie de opdracht gaf en wie erbij was. Noteer ook het weer als je buiten hebt gekeken: een plat dak beoordeel je na een droge week anders dan na drie dagen regen.

Samenvatting

Een samenvatting is de moeite waard bij een rapport met meer dan een handvol bevindingen, of als je weet dat de lezer niet alles gaat lezen. Een kort rapport met een paar bevindingen heeft er geen nodig. Schrijf je er een, doe dat dan als laatste en zet die vooraan. Drie tot vijf bevindingen, in gewone taal, met per bevinding wat het betekent en hoe snel er iets moet gebeuren. Veel lezers komen niet verder dan deze pagina. Zet hier dus alles wat ze echt moeten weten, ook wat je niet kon beoordelen als dat je oordeel raakt.

Opdracht en afbakening

Wat was de vraag? Een inspectie van een dak beantwoordt een andere vraag dan een inspectie van een heel pand. Leg vast wat je hebt geïnspecteerd en wat er uitdrukkelijk niet bij hoorde, bijvoorbeeld installaties, asbest of de constructieve berekening. Dit hoofdstuk laat zien waar je oordeel over gaat en waarover niet. Zet dezelfde afbakening ook in je opdrachtbevestiging.

Werkwijze

Een paar regels zijn genoeg: visuele inspectie, vanaf welke plekken, met welke hulpmiddelen. Heb je gemeten, schrijf dan op waarmee. Heb je niets opengemaakt of gedemonteerd, schrijf dat er ook bij. Het rapport is een momentopname.

Bevindingen per onderdeel

Kies één indeling en houd die vast: per bouwdeel, per ruimte of per locatie. Geef elke bevinding dezelfde opbouw, zodat de lezer na de tweede weet waar hij moet kijken:

• Foto: een overzicht voor de plek en een detail van het gebrek
• Bevinding: wat je hebt gezien of gemeten, met plek en omvang, en de waarschijnlijke oorzaak waar je die kunt aangeven
• Advies: wat er moet gebeuren en hoe snel
• Kosten: een indicatie van wat herstel kost

De foto en de bevinding staan er altijd. Advies en kosten neem je op als de opdracht en het soort rapport daarom vragen.

Dat verschilt per soort rapport. Bij een conditiemeting volgens NEN 2767 hoort een voorstel voor herstel niet bij de meting zelf. De norm noemt die stap optioneel: je stelt de conditie vast, en wat eraan gedaan wordt, beslist de eigenaar. Een nulmeting legt de staat vast die je aantreft voordat het werk begint: die beschrijft, en geeft geen hersteladvies. Een bouwkundige keuring volgens NTA 8060 vraagt per gebrek om een beoordeling en een indicatie van de herstelkosten, en noemt het advies om nader onderzoek te laten doen. Een apart hersteladvies schrijft de norm niet voor. Bij vrij werk bepaalt de opdracht het: de ene opdrachtgever wil alleen weten wat je hebt gevonden, de andere ook wat hij moet doen en wat het kost.

Schrijf in de bevinding eerst wat je hebt gezien of gemeten, met plek en omvang, en dan pas de waarschijnlijke oorzaak. Maak duidelijk wat wat is. “De onderdorpel is over 30 cm zacht” heb je vastgesteld. “Waarschijnlijk houtrot door inwatering” is je inschatting. Wie het met je inschatting oneens is, kan dan nog steeds verder met wat je hebt vastgesteld. Kon je op die plek iets niet zien, zet dat er als laatste zin bij.

Conclusie en advies

Een conclusie heb je nodig als de opdracht een vraag stelt, of als de bevindingen een volgorde van belang nodig hebben. Staat het advies al bij elke bevinding en is er geen overkoepelende vraag, dan voegt een aparte conclusie niets toe. Schrijf je er een, beantwoord dan de vraag uit de opdracht. Zet daarna de adviezen op volgorde: wat eerst moet, wat kan wachten en wat nader onderzoek vraagt. Kom hier niet met bevindingen die niet in het hoofdstuk ervoor staan.

Niet geïnspecteerd

Er is altijd iets wat je niet kon bekijken: een kruipruimte zonder luik, een dak waar je niet op kon, een wand achter een keukenblok. Noem het en zeg waarom, anders lijkt het alsof je het bent vergeten.

Bijlagen

Extra foto’s, een plattegrond met de plekken erop, meetgegevens. Verwijs er in de tekst naar met een nummer, anders bladert niemand zover.

Voorbeeld van een uitgewerkte bevinding

Dit is een verzonnen voorbeeld, om de opbouw te laten zien. Advies en kosten staan erbij omdat de opdracht er in dit voorbeeld om vraagt.

Onderdeel: kozijn achtergevel, begane grond, keuken

Foto: foto 12 (overzicht) en foto 13 (detail)

Bevinding: de onderdorpel is bij de aansluiting op de linker stijl over circa 30 cm zacht; een priem gaat er ongeveer 1 cm in. Het schilderwerk is op die plek gebarsten en de kitvoeg langs de onderste glaslat staat open. Waarschijnlijk houtrot, doordat water via de open kitvoeg en het gebarsten schilderwerk in het hout trekt. De rest van het kozijn is bij prikken hard. De binnenzijde van het kozijn achter het keukenblok was niet zichtbaar.

Advies: het aangetaste hout laten verwijderen tot op gezond hout en de dorpel laten herstellen, daarna de kitvoeg en het schilderwerk herstellen. Binnen een jaar, om uitbreiding te voorkomen.

Kosten: op aanvraag bij een timmerbedrijf.

Zo weet de lezer waar het zit, hoe erg het is en wat hij moet doen. Heeft het rapport een samenvatting, dan komt dezelfde bevinding daar terug als één regel:

Houtrot in de onderdorpel van het keukenkozijn aan de achtergevel. Herstellen binnen een jaar.

Wanneer bepaalt een norm wat er in je rapport staat?

Bij twee veelvoorkomende inspecties ligt meer vast. Een bouwkundige keuring volgens NTA 8060 en een conditiemeting volgens NEN 2767 hebben een eigen methode en stellen eisen aan wat je beoordeelt en wat je daarover vastlegt. Hoe dat werkt, lees je in de uitleg van de NTA 8060-keuring en in de NEN 2767-checklist.

Voor veel ander werk bestaat zo’n indeling niet: een opname voor een verbouwing, een inspectie van één dak, een controle voor een beheerder, een second opinion. Daar kun je de opbouw hierboven voor gebruiken. Twee soorten rapporten hebben we apart uitgewerkt: het bouwkundig schaderapport en het opleverrapport van een opleveringskeuring. Schuif met de hoofdstukken als de opdracht daarom vraagt, maar laat de afbakening en het hoofdstuk over wat je niet hebt geïnspecteerd nooit weg.

Vijf fouten die een inspectierapport onleesbaar maken

1. Een lang rapport zonder houvast. Bij veertig bevindingen ziet de lezer niet wat het zwaarst weegt. Een samenvatting vooraan lost dat op.
2. Een vermoeden opschrijven als waarneming. Een oorzaak die je vermoedt, heb je niet gezien. Zet er “waarschijnlijk” bij en zeg waarop je het baseert.
3. Foto’s zonder plek. Een detailfoto van een scheur zegt niets als onduidelijk is in welke gevel hij zit.
4. Adviezen zonder volgorde. Geef je advies, zeg dan wat eerst moet. Anders lijkt alles even dringend en gebeurt er niets.
5. Stilzwijgend overgeslagen onderdelen. Wat je niet kon inspecteren, hoort erin, met de reden erbij.

Een inspectierapport maken in Kadero

Een inspectie waarvoor Kadero geen eigen rapporttype heeft, maak je als vrije inspectie: een vrij rapport met je eigen opbouw. Je benoemt zelf de onderdelen waaronder je bevindingen komen, maakt per onderdeel foto’s en spreekt in wat je ziet. Kadero genereert de rapporttekst uit je foto’s en ingesproken bevindingen, in je eigen schrijfstijl. Upload je eenmalig een bestaand rapport, dan schrijft Kadero vanaf je eerste inspectie in jouw stijl. Dat hoeft niet: Kadero leert ook bij met elk rapport dat je maakt, want je eerdere bevindingen dienen als voorbeeld voor nieuwe.

Het resultaat is een concept. Een bevinding corrigeer je op locatie met je stem. Het rapport kijk je daarna na en werk je af in de doorlopende webeditor, en je levert het op als pdf in je eigen huisstijl. Of er advies bij een bevinding komt, zet je in Kadero per rapporttype aan of uit. Vastleggen werkt zonder verbinding op iOS en Android: je maakt foto’s en spreekt je bevindingen in. Zodra er weer internet is, synchroniseert alles en genereert Kadero de rapporttekst.

De vrije inspectie is geen rapport volgens een norm. Automatische elementherkenning op je foto’s en conditiescores horen bij de keuring en de conditiemeting. Voor de bouwkundige keuring (NTA 8060, inclusief NHG), het MJOP (NEN 2767), de opleveringskeuring en de nulmeting heeft Kadero eigen rapporttypen in dezelfde app. Ook daar voeg je eigen hoofdstukken toe en verberg je wat je niet gebruikt. Hoe de stap van spraak naar rapport werkt, staat in een aparte uitleg.

Veelgestelde vragen

Wat moet er minimaal in een inspectierapport staan?

De gegevens van object en opdracht, de afbakening van de opdracht, de bevindingen met foto en plek, en wat je niet kon inspecteren. Bij langere rapporten helpen een samenvatting en een conclusie de lezer om te zien wat het zwaarst weegt.

Bestaat er een verplicht format voor een inspectierapport?

Een algemeen verplicht format bestaat niet. Werk je volgens NTA 8060 of NEN 2767, dan stelt die norm eisen aan wat je beoordeelt en vastlegt. Voor ander werk bepaal je de opbouw zelf, of volg je wat de opdrachtgever voorschrijft.

Hoe lang moet een inspectierapport zijn?

Zo lang als de bevindingen vragen. Een rapport over één dak kan vijf pagina’s zijn, een rapport over een heel pand vijftig. Heeft het rapport een samenvatting, houd die dan op één pagina.

Hoe schrijf je een bevinding in een inspectierapport?

Begin met de foto: een overzicht voor de plek en een detail van het gebrek. Schrijf dan wat je hebt gezien of gemeten, met plek en omvang. Zet daarna de waarschijnlijke oorzaak erbij en maak duidelijk dat dat je inschatting is. Advies en kosten voeg je toe als de opdracht en het soort rapport daarom vragen.

Kan ik in Kadero mijn eigen opbouw gebruiken?

Ja. Bij de vrije inspectie benoem je zelf de onderdelen waaronder je bevindingen komen. Ook bij de andere rapporttypen pas je het sjabloon aan: je voegt eigen hoofdstukken toe en verbergt wat je niet gebruikt.

Gebruikt Kadero AI?

Ja, Kadero gebruikt AI om de rapporttekst te genereren uit je foto’s en ingesproken bevindingen. Je controleert elk rapport en past het aan voordat je het oplevert.

---

Zien hoe je eigen inspectie een rapport wordt? Plan een demo en neem een eigen project mee.